Acquisto di beni e servizi
NORMATIVA
• D.Lgs.36 del 31/03/2023, Codice dei contratti pubblici;
• Linee Guida emanate dall’ANAC di attuazione del D.Lgs.50 del 18 Aprile 2016,
• Regolamento d’Ateneo in materia di attività contrattuale e l’allegato A dello stesso contenente il Regolamento d’Ateneo per l’istituzione di un elenco di fornitori, per le spese in economia, per il fondo economale [DR n.98990 (1297) del 2014]
• Circolare del Direttore Generale dell’Università di Firenze prot.12978 del 23/01/2019
CHI
I Professori e i Ricercatori afferenti al Disei e abilitati all'utilizzo di fondi di progetto, sono invitati a presentare le richieste d'acquisto di beni e servizi utilizzando la nuovissima (luglio 2024) piattaforma DepotLab (https://rda.unifi.it/depot/) . Si accede tramite SPID, CIE e credenziali uniche di Ateneo
Il Richiedente può creare una richiesta di acquisto sui fondi su cui è abilitato, il Referente Scientifico deve approvare la richiesta nel caso di fondi associati a progetti.
Il Manuale utente docente descrive le finalità del servizio, a chi è rivolto e come si utilizza ed è un estratto riguardante la sola parte relativa alle modalità di creazione della richiesta di acquisto.
Per approfondimenti sulla creazione di una richiesta d'acquisto, si invita a visionale la dimostrazione video (dura circa 55 minuti) a questo link
Help Desk DepotLab
In caso di problemi nell’utilizzo è possibile chiedere supporto tramite il Portale Assistenza (assistenza.unifi.it) selezionando la voce: Servizi Amministrativi/DepotLab/Problemi di carattere tecnico-informatico
TIPOLOGIA DI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI
- ASSISTENZA TECNICA HARDWARE PER RIPARAZIONE ATTREZZATURE INFORMATICHE
Qualora si presenti la necessità di chiedere un intervento tecnico hardware per guasto o malfunzionamento alle attrezzature informatiche (computer, laptop, stampanti, monitor, ecc) inventariate Disei e Scuola di Economia e Management, occorre preventivamente rivolgersi a Irene Leoni per un consulto e per organizzare l’intervento presso il centro assistenza più indicato.
Una volta acquisito il preventivo, sarà necessario inserire la relativa richiesta d'acquisto tramite la piattaforma DepotLab
Interventi di riparazione non autorizzati ed effettuati presso centri non iscritti sul MePA non saranno rimborsati.
Referenti:
Irene Leoni per gli aspetti tecnici ed organizzativi e Anna Balloni e Stefano Corvino per la parte strettamente amministrativa
- ATTREZZATURE INFORMATICHE
Le attrezzature informatiche sono acquistate dalla Segreteria Amministrativa indicativamente nei seguenti mesi: GENNAIO, GIUGNO e SETTEMBRE. Gli interessati sono invitati a rispondere alle "chiamate" presentando richiesta d'acquisto tramite la piattaforma DepotLab entro la scadenza indicata nel messaggio di avviso.
Referenti:
Irene Leoni per gli aspetti tecnici ed organizzativi e Anna Balloni per la parte strettamente amministrativa/contabile e l'inventario e Stefano Corvino per la parte strettamente amministrativa/contabile
- BANCHE DATI
Per l’accesso e la consultazione di banche dati online si richiede al docente di verificare preventivamente che la società dalla quale viene richiesto di effettuare l’acquisto accetti pagamenti tramite bonifico bancario, la procedura è quella ordinaria con richiesta su DepotLab e pagamento ad opera del DISEI (in caso contrario sarà possibile procedere al pagamento con carta di credito per poi presentare una richiesta di rimborso per cassa, ferme restando le modalità della richiesta ed il massimale di spesa rimborsabile di € 500,00)
Referente: Marco Bargigli
- CANCELLERIA
Per ritirare la cancelleria rivolgersi al personale di segreteria presente.
Per necessità di cancelleria particolare occorre, farne richiesta attraverso DepotLab, che sarà inserita nel primo ordine programmato di cancelleria. Gli ordini vengono effettuati indicativamente nei seguenti mesi: FEBBRAIO, GIUGNO, OTTOBRE.
Referente: Anna Balloni
- CARTA DA FOTOCOPIE
Per ritirarla, rivolgersi al personale di segreteria presente.
- CONTRATTI DI EDIZIONE
Occorre fare richiesta, tramite DepotLab, almeno una settimana prima della seduta del Consiglio/Giunta del Disei per l'autorizzazione allegando:
- il preventivo Fup, se il fornitore scelto è la Firenze University Press
- il preventivo dell’editore individuato con le motivazioni della scelta (vedi fac simile).
- tre preventivi se il fornitore è esterno ma la scelta non è vincolata dall’unicità.
Referente: Marco Bargigli
- GADGET
Referente: Maria Paola Gabbrielli
- LIBRI
Il docente inserisce su DepotLab la richiesta d'acquisto libri alla Segreteria che invierà l’ordine a uno degli operatori economici inserito nell’Albo fornitori secondo il criterio di rotazione. I libri acquistati saranno inventariati e catalogati dalla Biblioteca di Scienze Sociali e concessi in prestito al titolare del fondo di ricerca che ne ha disposto l'acquisto per un anno. Il prestito sarà rinnovabile per altre due volte allo scadere di ciascun anno.
Referente: Anna Balloni
- ORGANIZZAZIONE EVENTI
- Catering
Fare richiesta tramite DepotLab, avendo cura di indicare giorno, orario, luogo dell'evento, spazio richiesto, numero ospiti e tipologia catering.
Referente: Mariapaola Gabbrielli
- Pernottamenti
Fare richiesta, tramite DepotLab allegandovi lettera di invito/locandina o altra documentazione e curriculum vitae dell'ospite.
Referente: Mariapaola Gabbrielli
- Pasti
Fare richiesta del pranzo, tramite DepotLab, almeno il giorno prima allegandovi lettera di invito/locandina o altra documentazione, avendo cura di indicare numero ospiti totali e numero ospiti paganti e ora del pranzo.
La Segreteria invierà l’ordine al fornitore con cui il Dipartimento ha stipulato un contratto aperto.
Referenti: Mariapaola Gabbrielli e Anna Balloni
- Stampa di Manifesti, Locandine e volantini
Fare richiesta, tramite DepotLab, solo nel caso non sia possibile procedere alla stampa utilizzando le stampanti in dotazione del DISEI.
Referenti: Anna Balloni
- QUOTE ASSOCIATIVE
Se intendete associarvi ad Associazioni o Società Scientifiche per l’anno in corso, il Dipartimento effettuerà l’adesione cumulativa, dietro presentazione di apposita richiesta
Resta inteso che è sempre possibile associarsi in sede di partecipazione a convegni/seminari e nel caso la quota associativa sarà rimborsata unitamente alle altre spese portate a rimborso nella relativa missione
Referente: Anna Balloni
- SOFTWARE
Per le necessità di software applicativo, si invita a visitare preventivamente la pagina SIAF relativa alle Licenze software già sottoscritte dall'Ateneo, per necessità di software non compresi nell'elenco, rivolgersi a Irene Leoni
Referenti:
Irene Leoni per gli aspetti non strettamente amministrativi e Anna Balloni per la parte strettamente amministrativa
- SPESE PER RACCOLTA DATI
Per procedere a raccolte dati su piattaforme online “Es: Qualtrics” la procedura è quella ordinaria con presentazione di richiesta DepotLab da parte del docente e pagamento ad opera del DISEI mediante bonifico bancario – in caso di pagamenti fuori dall’area SEPA la procedura vedrà il coinvolgimento dell’unità di processo “Servizi Ragioneria e Contabilità” dell’Ateneo e verrà richiesta la collaborazione del docente al fine di reperire presso il fornitore tutte le informazioni necessarie al buon esito del bonifico bancario internazionale.
Referente: Marco Bargigli
- SPESE PER TELEFONIA MOBILE
L’Ateneo ha aderito alla Convenzione CONSIP "Telefonia mobile 8" per la prestazione di servizi di telefonia mobile per le pubbliche amministrazioni con tariffe modulabili e possibilità di noleggio di smartphone. Per maggiori informazioni e conoscere i dettagli dell'iniziativa rivolgersi al Referente.
Referente: Marco Bargigli
- SUBMISSION FEE
Per la pubblicazione di articoli su rivista che richiedono una submission fee, occorre preliminarmente verificare che il fornitore (italiano o straniero) accetti il pagamento con bonifico bancario.
In caso positivo, fare richiesta su DepotLab. In caso negativo, anticipare la spesa autonomamente, e poi fare richiesta di rimborso spese per cassa allegando la ricevuta fiscale.
Referente: Marco Bargigli
- TONER
Possono essere acquistati solo i toner per stampanti inventariate DISEI e SCUOLA DI ECONOMIA E MANAGEMENT.
Le richieste inserite su DepotLab, saranno inserite nel primo ordine utile di toner. Gli ordini vengono effettuati indicativamente nei seguenti mesi : FEBBRAIO e SETTEMBRE.
N.B.: Il DISEI mette a disposizione del personale strutturato alcune apparecchiature multifunzione comuni, per l’abilitazione all’uso delle stampanti di rete presenti ai piani, chiedere a Irene Leoni.
Referente: Anna Balloni
- TRADUZIONI E REVISIONI LINGUISTICHE
Tre diverse modalità:
a) Incarico di lavoro autonomo a traduttore/interprete accreditato
L'Università di Firenze ha pubblicato una "Lista di accreditamento per traduttori, finalizzata al conferimento di incarichi di prestazione di lavoro autonomo".
Per poter formalizzare l’incarico dovrà essere presentata una richiesta motivata al Direttore del Dipartimento.
La richiesta verrà portata in Consiglio del Disei per l'approvazione.
Per info circa la procedura da seguire, i fondi da utilizzare e la modulistica fare riferimento al seguente link: https://www.disei.unifi.it/vp-467-incarichi-per-traduzioni-revisioni-linguistiche.htm
b) Affidamento ad una società di revisione italiana tramite MePA
Il Dipartimento ha facoltà di rivolgersi a società italiane che offrono servizi di traduzione e revisione linguistica, previa indagine di mercato volta ad individuare la migliore offerta in termini di costo coinvolgendo nella procedura non meno di tre fornitori.
Si rende necessario dunque fornire al personale amministrativo del DISEI una bozza del testo quanto più possibile accurata in modo da poter procedere alla richiesta dei preventivi basati sul costo per cartella, la procedura di acquisto seguirà il processo ordinario, dovrà essere inserita la richiesta su DepotLab e il pagamento sarà operato dal DISEI a mezzo di Bonifico Bancario.
Si precisa che non è consentito l’affidamento diretto a persone fisiche o professionisti con partita IVA e che vige il principio di rotazione degli operatori economici, tale per cui non sarà possibile procedere a due affidamenti consecutivi alla medesima società.
c) Affidamento ad una società estera su piattaforma online
Vi è la possibilità di affidarsi a varie società estere che forniscono online questo tipo di servizi.
Anche per questo genere di acquisti, si configura la procedura ordinaria con richiesta su DepotLab e affidamento da parte del DISEI; viene richiesto al docente di verificare che la società scelta accetti pagamenti tramite bonifico bancario (in caso contrario sarà possibile procedere al pagamento con carta di credito per poi presentare una richiesta di rimborso spese per cassa, ferme restando le modalità della richiesta ed il massimale di spesa rimborsabile di € 500,00).
Referente: Marco Bargigli
MODULISTICA
Contratto di pubblicazione - Fac-simile scheda preventivo
Ultimo aggiornamento
05.08.2024